Compliance certamente é uma palavra que você já ouviu, e esse é um padrão básico que vem cada dia mais permeando as ações in company, vamos entender melhor a sua importância?
Compliance é uma palavra derivada do verbo inglês to comply, que basicamente consiste em estar em conformidade com as leis vigentes, bem como nos padrões éticos, regulamentos internos e externos. É óbvio que respeitar as leis e normas sempre foi fundamento básico para as empresas, mas hoje, essa situação é mais complexa.
No Brasil, este termo só começou a ganhar força – e ser colocado em prática – na década de 90, onde as organizações públicas e privadas passaram a adotar essas medidas como uma regra importante para a transparência das suas atividades. Os primeiros processos vieram com empresas que exportavam, que tiveram que se adequar aos protocolos vindos do exterior.
No início, os departamentos responsáveis por organizar estes padrões internamente, eram profissionais de finanças e de direito, levando em consideração a expertise dos mesmos na interpretação dos instrumentos legais. Hoje, já é possível encontrar no mercado especialistas nesta área. Ao criar este setor na empresa, é necessário já ter desenvolvido um código de ética da companhia, que alinha a missão, a visão, os valores e os objetivos globais da empresa ao instalar o compliance.
O compliance ter se tornado um termo tão comum, é um forte indício que o mercado está experimentando uma grande transformação a cada dia. A globalização tem uma grande parte nisso. Cada país tem um conjunto de normas que precisam ser respeitadas, e se a sua empresa é brasileira, e vende produtos, por exemplo para a Espanha, ela vai precisar seguir regras dos dois países. Um outro fator muito importante, é o surgimento das redes sociais: as empresas estão mais expostas do que nunca, e o consumidor nunca se relacionou de maneira tão próxima com as marcas como agora. Por isso, cada dia mais as marcas estão mais conscientes dos seus atos.
Estar em compliance – assim que usamos para falar que uma empresa está em conformidade com as normas e leis – é uma condição perene, e não é apenas para fazer marketing da marca, mas sim para dar transparência às ações praticadas na companhia. A publicidade vem como uma consequência.
O programa de compliance vem de uma organização feita internamente para cumprir as normas e leis exigidas, através de mecanismos e procedimentos (como fiscalizações, auditorias, divulgação de campanhas internas, entre outros). Este programa pode ser preventivo, evitando que os problemas aconteçam, ou para resolver algum problema já existente.
Estar em compliance vem baseado em nove pilares:
- Tem que haver suporte da alta administração da empresa: afinal, não adianta tentar implantar um programa que fala de ações na raiz da organização, sem apoio da diretoria e presidência.
- Avalie os riscos: o “mapeamento de riscos de compliance (compliance risk assessment – CRA) é uma das principais etapas na implementação deste programa, porque nela se reconhece os riscos potenciais e seus impactos.
- Código de conduta e políticas de compliance: nele, todas as políticas a serem adotadas na empresa vem descritas.
- Controles internos: devem haver mecanismos internos de controle, para assegurar que os riscos de não cumprimento sejam mínimos.
- Treinamento e comunicação: como já falamos, os colaboradores precisam estar cientes e entender os objetivos, as regras e qual o seu papel para aderir completamente ao programa.
- Canais de denúncia: os funcionários precisam ter canais que possam alertar violações do código de conduta. Podem ser e-mails, telefones, urnas, etc. Estes devem estar sempre à disposição.
- Investigações: se uma denúncia é feita, é preciso investigar qualquer indício de comportamento não adequado que foi reportado.
- Fornecedores, representantes e distribuidores: estes também deve estar alinhados à política da empresa. Portanto, deve ser aplicada uma rigorosa due dilligence (processo onde são investigadas oportunidades de negócio).
- Manutenção: para manter o programa em dia, é preciso ter em dia a auditoria e o monitoramento, de maneira contínua, avaliando a boa execução e se as pessoas estão comprometidas com as normas.
Não existe uma lei que obrigue o compliance dentro das empresas, mas a adoção destas práticas, faz com que o risco de comportamentos indevidos dentro das organizações diminua.
Esta política deve ser fortemente disseminada para todos os colaboradores, através da comunicação interna e do endomarketing, afinal, eles precisam entender o que está sendo cobrado deles e como podem melhorar o desemprenho de suas atividades, para que possam obter os resultados esperados e fazer com que todos na organização trabalhem sob o mesmo direcionamento e tendo a mesma conduta.
Sob a ótica das organizações, o compliance, pode trazer benefícios como a melhoria da reputação, como citamos anteriormente, além disso, podemos listar uma maior satisfação dos colaboradores, a maior retenção de talentos, mais facilidade para estabelecer parcerias e diminuição de riscos financeiros e jurídicos. Como consequência de todos estes fatores, podemos concluir que ao aplicar essas medidas, a empresa se torna mais produtiva. Uma companhia com processos bem definidos, organizados e transparentes, diminui o stress, aumenta a motivação dos trabalhadores, melhora sua qualidade de vida, e portanto, produz mais.
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